勤怠ワークフローをICT化して効率化を図ろう
年度末になると新年度に向かってさまざまな変化がおきます。
保育園や幼稚園などの保育施設では職員の入れ替わりがあり、進級、新入園児のデータの入れ替えなども煩雑で時間がかかるでしょう。
そんな中、勤怠のワークフローがしっかり行われていなければ、職員からの申請時にトラブルが起きます。
ICT化してミスや漏れを失くしスムーズに新年度の体制を整えられるようにしていきましょう。
勤怠のワークフロー管理のポイント
勤怠ワークフロー管理はシフト希望や休日、経費などの申請が行われた際、園長先生など管理側や事務員によるチェック、承認が行われ、事務手続きに入るという一連の流れを管理することです。
勤怠ワークフロー管理は、職員の交通費などの経費の申請が間違っていないか、勤怠の修正が正確にできているか、有給休暇が適切に消化されているかなど、さまざまな項目を確認し、園のルールに則って申請が行われているかチェックすることがポイントです。
勤怠ワークフローがしっかり管理されていることが証明されると、保育施設の健全な運営が行われていることにつながり、定期的に行われる労務監査も余裕をもって受けることができます。
紙ベースの勤怠ワークフロー管理
従来の紙ベースで勤怠ワークフロー管理を行っていると、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。
上記の通り、職員が申請したあとに園長や事務員によるチェック、承認が行われ事務作業に入るまでに書類の紛失が起こる可能性が大きいでしょう。
その際に適切に申請から承認にいたるまでができているか管理側が把握できない場合もあります。
また、紙ベースの大量の書類を保管するスペースが必要でしょう。
紙ベースの管理はパソコンを使う技術がなくてもすぐ管理できますし、気軽にメモができるというメリットがあります。
しかし、大量の書類の中に申請書が紛れ、申請が漏れてしまったり、ミスが発生した場合には修正が困難です。
探して修正するという作業は気力も奪います。
ICTシステム化を
紙ベースの方が管理しやすいという事務員さんや運営の方もいらっしゃるでしょう。
しかし、申請を出す側からすると煩雑な申請とチェック、承認をまち、事務処理がされて結果が手元に届くまでは心配です。
ICTシステムを導入し電子化を進めると、申請から承認がスムーズですし、紛失の恐れもなくなり、大量の書類を保管するスペースも必要なくなります。
今紙ベースで勤怠申請をしている保育士さんは、園長先生にペーパーレス化、電子化を勧めてみてはいかがでしょうか。
